Mijn e-mails worden geweigerd bij partijen als Gmail en Outlook, Wat nu?

Partijen zoals Gmail, Outlook, Hotmail en Office 365 controleren steeds vaker of je een correcte mailconfiguratie hebt. Dit doen ze om spam tegen te gaan. In deze handleiding leggen we uit hoe je je e-mailverzending kunt optimaliseren. We gaan hierbij uit van onze Basic/Business hosting met Plesk. We bespreken een goede configuratie van SMTP, SPF, DKIM en DMARC.

In het kort

1. Controleer of je goede SMTP-gegevens gebruikt.
2. Controleer je SPF-record
3. Controleer je DKIM-record
4. Controleer je DMARC
5. Lees de extra tips!

Voor een meer gedetailleerde toelichting, volg je de tekst onder de streep.

Stap 1: Goede SMTP

Je wilt er zeker van zijn dat je in je e-mailprogramma een goede SMTP server gebruikt. Als je de webmail gebruikt, kun je deze stap overslaan.

Je wilt ervoor zorgen dat je uitgaande mail wordt verzonden via mail.oxilion.nl met poort 587 en STARTTLS.

Voor een uitgebreide uitleg, zie ook Welke instellingen voor e-mail moet ik gebruiken?

Goede SMTP-gegevens zorgen ervoor dat onze servers worden gebruikt voor het versturen van je mail. Een spamfilter controleert dit onder andere door naar de hieronder beschreven DNS-records te kijken.

Stap 2: Een goed SPF record

Een SPF-record is een van de meest gecontroleerde records om spam tegen te gaan. Een SPF-record is een TXT-record in je DNS met een lijst van maildiensten dat mag mailen namens je domein. Onze hosting moet hier tussen zitten. Daarnaast moet het SPF-record streng genoeg zijn. E-mails vanuit onze shared hosting worden door ons spamfilter verstuurd. Dit moet toegestaan zijn.

Gebruik je meer dan één maildienst? Let er dan op dat alle maildiensten goed in je SPF-record worden opgenomen.

Wat is een SPF record precies?

Waar kan ik de DNS van mijn domein beheren?

Lang verhaal kort: Ziet je SPF er als volgt uit?

"v=spf1 a mx ?all"

Vervang dit dan met het volgende:

"v=spf1 a mx ~all"

Ziet je SPF-record er anders uit? Zorg ervoor dat je minstens include:spf.mail-scanner.eu hebt toegevoegd en dat het "all"-mechanisme is geconfigureerd als een Softfail of Fail. Dit zorgt ervoor dat onze shared hosting namens je domein mag mailen. Je mag ook maar één SPF-record hebben. Wanneer je "a mx" als inhoud hebt, is het "mx"-gedeelte een verwijzing naar je MX-record, en als dat ons spamfilter is, wordt dat op deze manier meegenomen.

Stap 3: Een goed DKIM record

Een goed DKIM-record bevordert je beoordeling als het gaat om spamfiltering. Een geadresseerde kan de integriteit van je e-mail controleren aan de hand van een sleutel die wordt toegevoegd aan je e-mailheaders, in combinatie met een DKIM-record in je DNS.

Hoe activeer ik DKIM binnen Plesk?

Waar kan ik de DNS van mijn domein beheren?

In het kort: Zet DKIM aan in Plesk en stel vervolgens de DNS-records in zoals Plesk je aangeeft. Als je hier niet mee bekend bent, kun je de handleiding "Hoe activeer ik DIM binnen Plesk?" volgen.

Stap 4: Een goed DMARC record

Via een DMARC-record kun je een beleid bepalen voor hoe een mailserver moet omgaan met e-mails die niet aan de SPF- of DKIM-controles voldoen. Spamfilters zullen dit als een nuttige aanvulling beschouwen bij het accepteren van je e-mail.

Een DMARC-record kan veel naar wens worden aangepast, wat kan leiden tot ingewikkelde en daardoor afschrikkende handleidingen.

Om het eenvoudig te houden, kun je een standaard DMARC-record gebruiken. Let erop dat dit een TXT-record op een _dmarc-subdomein is. Dit ziet er in de DNS als volgt uit en kun je eenvoudig overnemen:

Dit _dmarc-record heeft maar een minimaal effect op je mailaflevering, omdat het beleid op "none" staat.

Je kunt het wel instellen op "quarantine" of "reject", maar dan moet je er absoluut zeker van zijn dat al je legitieme e-mails voldoen aan je DKIM- en SPF-configuraties. Dit raden we niet aan voor beginners.

Heb je nu quarantine of reject? Als je mails geweigerd worden, als je mailconfiguratie niet perfect is, is er een goede kans dat dit de reden is dat je geweigerd word.

Extra tips

TTL

Let op dat, als je de bovenstaande records net hebt toegevoegd of aangepast, je wellicht moet wachten totdat de DNS TTL is verstreken voordat je de wijzigingen merkt. Onze standaard TTL is 4 uur.

Grote bijlagen

Stuur je bijlagen mee met de e-mail? Let er dan op dat deze niet te groot mogen zijn.
Veel mailsystemen hanteren een maximale grootte van 10 MB voor e-mails, hoewel 15 MB of 20 MB soms ook wordt toegestaan.

Wanneer je een grote bijlage verstuurt, bijvoorbeeld aan de grens van wat de geadresseerde toestaat, houd dan rekening met enige inefficiëntie. Bijlagen in een e-mail worden geconverteerd naar tekst, en e-mail heeft een beperkte karakterset. Hierdoor is je bijlage vaak 15% of zelfs 20% groter dan het formaat dat je mailprogramma aangeeft.

Een te grote e-mail kan een bounce opleveren met de melding "Maximum message size exceeded."

Soorten bijlage

Let ook op dat niet alle bijlagen goed verstuurd kunnen worden. De meeste spamfilters accepteren bijvoorbeeld geen .exe-, .dll- of .bat-bestanden. Dit kan leiden tot weigering van de e-mail vanwege "Malicious content" of "Spam content."

Linkjes en URLS

Als je verwijzingen in je e-mail maakt naar externe websites, houd er dan rekening mee dat deze links niet op een blacklist mogen staan.

Een link naar een spam-, phishing- of aanvalssite zal ook als spam worden beschouwd. Dit geldt ook voor je bijlagen. Een .txt- of .pdf-bestand met een foutieve URL erin kan op dezelfde manier worden bestraft. Dit kan leiden tot een weigering vanwege "Spam content" of "Blacklisted URL."

Ook belangrijk om te weten: het verbergen van hyperlinks achter afbeeldingen kan als misleidend worden gezien. In zo'n geval kun je een weigering krijgen vanwege "Misleading content."

Juiste adressering

Het komt verrassend vaak voor: let op typefouten en controleer of je het juiste adres hebt gemaild. Kijk ook goed naar de opmaak: zijn er per ongeluk speciale tekens, spaties of punten toegevoegd?

Als het met alle bovenstaande tips niet is gelukt, kan het zijn dat de geadresseerde jou of je domein op een zwarte lijst heeft gezet. Dit kan alleen door de geadresseerde zelf worden opgelost.